Рекомендации по ведению подрядчиками документооборота

Рекомендации по ведению подрядчиками документооборота при исполнении договоров строительного подряда, договоров подряда на осуществление сноса.

Региональное отраслевое объединение работодателей «Союз строителей Новосибирской области» в целях содействия обеспечению надлежащего исполнения членами саморегулируемых организаций обязательств по договорам строительного подряда, договорам подряда на осуществление сноса, заключенных с использованием конкурентных способов заключения договора, а также с целью противодействия злоупотреблениям со стороны заказчиков в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных или муниципальных нужд, по результатам мониторинга практики взаимодействия сторон при исполнении договоров, подготовило рекомендации по ведению подрядчиками документооборота в случае выявления ошибок в полученной от заказчика технической и сметной документации, обнаружения в процессе выполнения работ необходимости проведения дополнительных работ, а также при иных
обстоятельствах, препятствующих выполнению работ надлежащего качества и (или) завершению работ в установленный договором срок.

При подготовке рекомендаций проведен правовой анализ положений Гражданского кодекса Российской Федерации, иных нормативных правовых актов, существующей судебной практики по вопросам, связанным с исполнением подрядных работ и передачей результата таких работ заказчикам.

В целях обеспечения в будущем эффективной правовой защиты при предъявлении заказчиком или третьими лицами требований, претензий к подрядчикам в рамках договоров на строительство, реконструкцию, капитальный ремонт, снос объектов капитального строительства, а также с целью создания дополнительных гарантий своевременной и в полном объеме оплаты выполненных работ подрядчикам при исполнении договоров рекомендуется применять следующие подходы.

I. Все уведомления и извещения должны быть направлены заказчику по указанному в договоре адресу (адресам) и исключительно предусмотренным договором способом. При отсутствии в договоре способа направления корреспонденции заказчику рекомендуется отравлять Почтой России ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении по адресу, указанному в договоре, а при его отсутствии – по юридическому адресу, указанному в ЕГРЮЛ. Заключаемые договоры строительного подряда, договоры подряда на снос объектов капитального строительства, обычно предусматривают несколько способов направления контрагенту заявлений, уведомлений, извещений, требований или иных юридически значимых сообщений (далее – корреспонденция): почтовым отправлением, нарочно, факсимильной связью, по адресам электронной почты, указанным в договоре.

Для использования в качестве доказательств в суде документов, направленных
заказчику, необходимо обязательно сохранять документы, подтверждающие отправку.
Документами, подтверждающими отправку, могут быть — при отправке:
— почтовым отправлением Почтой России – опись вложения с оттиском штампа,
содержащего дату отправки, почтовая квитанция об отправке корреспонденции и
уведомление о вручении (в случае если письмо вернулось, необходимо сохранить конверт
с содержимым);
— курьерской службой – квитанция об отправке с указанием какой именно документ
вложен в письмо и документ, подтверждающий получение письма адресатом;
— нарочно — наличие на сопроводительном письме к корреспонденции (при большом
объеме документов) или на копии вручаемого получателю документа: штампа или печати
получателя, подписи лица, принявшего корреспонденцию, его ФИО, наименования
должности, входящего регистрационного номера и даты принятия;
— факсимильной связью – подтверждение получения в тот же день путем возврата
факсимильной связью копии сопроводительного письма к корреспонденции (при
большом объеме документов) или копии направленного получателю документа с
пометкой «получено», с указанием входящего регистрационного номера, даты принятия,
подписи лица, принявшего корреспонденцию, его ФИО, наименования должности;
— по адресу электронной почты – электронное письмо о доставке/получении
электронного сообщения по электронной почте (при отправке электронного письма
следует ставить отметку в письме о необходимости направления сообщения о доставке,
отправленное электронное письмо и сообщение о доставке требуется сохранять в
электронных письмах и не удалять, так как в суде может потребоваться удостоверить в
нотариальном порядке доказательства отправки данного письма и его получения – в этом
случае нотариус лично просматривает отправленное электронное письмо и отчет о
доставке).

Также необходимо обратить внимание, что при направлении документов почтовым
отправлением рекомендуется использовать Почту России, а не курьерскую службу. Это
связано с тем, что большинство курьерских служб не имеют соответствующей лицензии,
следовательно, при отправке посредством такой курьерской службой письма срок будет
исчисляться не с момента отправки письма (как в случае с Почтой России), а с момента
его получения адресатом, а в случае неполучения адресатом письма по каким-то
причинам, суд может расценить письмо не отправленным.
В случае несоблюдения указанных выше рекомендаций подрядчик не сможет
доказать уведомление заказчика о требуемых фактах (например, вынужденная
приостановка работ, ошибки в проектной документации и т.д.), что может повлечь
начисление неустоек, штрафов даже в случае вынужденного нарушения договора
подрядчиком по вине заказчика.

Правовое обоснование:
Согласно части 1 статьи 165.1 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – Гражданский кодекс
РФ) заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю. Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним.

Как указано в пункте 63 Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 23.06.2015г. №25 «О
применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации», с учетом положения пункта 2 статьи 165.1 ГК РФ юридически значимое сообщение, адресованное гражданину, осуществляющему предпринимательскую деятельность в качестве индивидуального предпринимателя (далее — индивидуальный предприниматель), или юридическому лицу, направляется по адресу, указанному соответственно в едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей или в едином государственном реестре юридических лиц либо по адресу, указанному самим индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом.

Сообщения, доставленные по названным адресам, считаются полученными, даже если соответствующее лицо фактически не проживает (не находится) по указанному адресу.
Обращаем внимание, что согласно пункту 65 постановления Пленума Верховного Суда Российской
Федерации от 23.06.2015г., юридически значимое сообщение может быть направлено в любой форме, если иное не установлено законом, договором, не следует из обычая или практики, установившейся во взаимоотношениях сторон.
При выборе формы извещения необходимо учитывать наличие возможности достоверно установить впоследствии, от кого исходило сообщение, кому было адресовано и на какой предмет это сообщение направлено. Договором может быть установлено, что юридически значимые сообщения, связанные с возникновением, изменением или прекращением обязательств, основанных на этом договоре, направляются одной стороной другой стороне этого договора исключительно по указанному в нем адресу (адресам) или исключительно предусмотренным договором способом. В таком случае направление сообщения по иному адресу или иным способом не может считаться надлежащим, если лицо, направившее сообщение не знало и не должно было знать о том, что адрес, указанный в
договоре, является недостоверным (абзац 2 пункта 64 постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 23.06.2015).
При этом необходимо учитывать, что изложенные выше правила применяются, если иное не предусмотрено законом или условиями сделки либо не следует из обычая или из практики, установившейся во взаимоотношениях сторон (часть 2 статьи 165.1 Гражданского кодекса РФ).

II. Об отсутствии материалов, оборудования, технической документации или о их непригодности или недоброкачественности, обнаруженной в процессе выполнения работ, необходимо известить заказчика.
Действующим законодательством и условиями подрядных договоров предусмотрена обязанность подрядчика выполнять работы по строительству, реконструкции, капитальному ремонту, сносу объектов капитального строительства в соответствии с условиями договора, проектно-сметной документацией и действующим законодательством.
На практике подрядчики нередко сталкиваются с ситуацией, когда договор заключен, а техническая документация не передана заказчиком, передана не в полном объеме, необходимом и достаточном для выполнения работ либо переданная документация содержит ошибки, несоответствия или по иным причинам непригодна для её применения. В случае, если нарушение заказчиком своих обязанностей по договору подряда, в частности непредоставление материала, оборудования, технической документации
препятствует исполнению договора подрядчиком, а также при наличии обстоятельств, очевидно свидетельствующих о том, что исполнение указанных обязанностей не будет
произведено в установленный срок (например, государственный заказчик должен произвести закупку оборудования в установленный срок путем проведения соответствующего конкурса, а заказчик даже не разместил информацию о конкурсе и очевидно, что не успеет к установленному срок провести закупку оборудования),
подрядчик вправе на основании статьи 719 Гражданского кодекса РФ не приступать к работе, а начатую работу приостановить.

Следует помнить что в любом случае (не приступая к работам или приостанавливая начатые работы), подрядчик обязан предупредить заказчика о возникших препятствиях к
исполнению договорных обязательств, поскольку, как следует из пункта 2 статьи 716 Гражданского кодекса РФ, подрядчик, не предупредивший заказчика об обстоятельствах,
которые создают невозможность завершения работы в срок, не вправе при предъявлении к нему требований или его требований к заказчику ссылаться на указанные
обстоятельства.
Поэтому подрядчикам, которые к началу выполнения работ не получили предусмотренные договором материалы, оборудование, техническую документацию, либо в процессе выполнения работ обнаружили их непригодность или недоброкачественность, для исключения возможности применения со стороны заказчика штрафных санкций за нарушение сроков выполнения работ (этапов работ), одностороннего отказа заказчика от договора (исполнения договора), и, как следствие, внесения подрядчика в реестр недобросовестных поставщиков, рекомендуется уведомлять заказчика об указанных обстоятельствах в установленном порядке.

Правовое обоснование:
В соответствии с частью 1 статьи 740 Гражданского кодекса РФ по договору строительного подряда подрядчик обязуется в установленный договором срок построить по заданию заказчика определенный объект либо выполнить иные строительные работы, а заказчик обязуется создать подрядчику необходимые условия для выполнения работ, принять их результат и уплатить обусловленную цену. При этом согласно части 1 статьи 743 Гражданского кодекса РФ подрядчик обязан осуществлять
строительство и связанные с ним работы в соответствии с технической документацией, определяющей объем, содержание работ и другие предъявляемые к ним требования, и со сметой, определяющей цену работ. Именно договором определяются состав и содержание документации, а также какая из сторон и в какой срок должна предоставить соответствующую документацию (пункт 2 статьи 743 Гражданского кодекса РФ).
Как следует из части 1 статьи 716 Гражданского кодекса РФ, если в процессе выполнения работ подрядчиком обнаружены: непригодность или недоброкачественность предоставленных заказчиком материала, оборудования, технической документации; возможные неблагоприятные для заказчика последствия выполнения его указаний о способе исполнения работы; иные не зависящие от подрядчика обстоятельства, которые грозят годности или прочности результатов выполняемой работы либо создают невозможность ее завершения в срок, подрядчик обязан немедленно предупредить заказчика и до получения от него указаний приостановить работу.

Полный текст (скачать)